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Come funziona

Come funziona
Client Desktop

Ogni utente potrà scaricare dall’applicativo web il Client di Tasky, disponibile per sistemi operativi Windows, Linux e MAC.
Grazie al Client, progettato per essere user frendly, ciascun utente accede alle informazioni sulle attività aziendali, dispone di foglio ore giornaliero e interagisce con i colleghi.
Il Client desktop è facilmente utilizzabile dall’utente, che potrà utilizzarlo dalla barra degli strumenti.
L’utente può:
creare nuovi task (unità di lavoro semplici), assegnandole a se stessi o ad un collega.
compilare il Foglio ore giornaliero, se richiesto: imputare il tempo speso direttamente sul task.
ricercare task e attività tramite filtri di ricerca per cliente, prodotto/servizio o per contenuto.
accedere a statistiche di base filtrando per periodo di tempo, prodotto/servizio, cliente e classe di attività.

I collaboratori più stretti possono avere un accesso privilegiato: il Client di Tasky può essere configurato per mostrare con maggiore evidenza i colleghi con i quali si collabora maggiormente. Questo consente di visionare con un click le attività in corso e di interagire rapidamente con i collaboratori più stretti.
Con la messaggistica multicanale le comunicazioni aziendali diventano più snelle: tramite il Client l’utente ha accesso a vari strumenti di comunicazione (chat, SMS) sia verso colleghi che verso l’esterno. Il Client integra infatti una chat aziendale, per cui è possibile chattare con un collega o inviare messaggi ad un gruppo di colleghi o a dipartimenti, inviare file direttamente dal client, inviare sms ad un collega oppure ad contatto esterno con consegna di notifica.

Applicativo Web

Le informazioni inserite tramite il Client dai vari utenti, sono disponibili nel Cloud di Tasky, che è accessibile tramite l’applicazione web. Gli amministratori aziendali o i loro delegati avranno accesso alla reportistica e a funzioni amministrative e di configurazione di sistema.

Ogni utente, oltre all’utilizzo del Client, avrà a disposizione l’accesso all’applicativo web e potrà operare in base ai diritti e permessi del proprio ruolo.

Funzioni amministrative disponibili dall’interfaccia amministrativa

Gestione utenti: si definisce un profilo per ogni utente (ovvero collaboratore/dipendente abilitato all’uso del sistema) e ogni utente può far parte di un gruppo di utenti o di un dipartimento.

Gestione prodotti e clienti: si può inserire/importare l’elenco dei prodotti e dei clienti che saranno collegati ai vari task. Sarà quindi possibile effettuare estrazioni e reportistica sul costo di un servizio/prodotto, quantificare il tempo dedicato ad uno specifico Cliente, ed è possibile inviare al gestionale le ore da fatturare.

Flussi di lavoro automatici: il task manager consente di assegnare automaticamente una serie di task in parallelo o in cascata con la possibilità di impostare delle condizioni d’uscita. Ciò consente di terminare velocemente e senza errori, attività aziendali dalle più semplici alle più complesse, con numerosi task assegnati a persone diverse.

Impostazione e configurazioni: sono disponibili personalizzazioni grafiche, configurazioni per il controllo qualità, sulle attività, notifiche e impostazioni di sicurezza.

Dashboard: il pannello dell’applicazione web riassume i dati significativi riguardo le attività aziendali. Inoltre è disponibile una versione “privacy” della dashboard, con i dati sensibili offuscati, per permetterne la visualizzazione continua su monitor anche a persone esterne all’azienda.

Flussi di lavoro automatici

I flussi di lavoro sono una serie di attività che appartengono ad uno stesso processo aziendale e che spesso coinvolgono reparti e persone diverse. Ogni azienda ha infatti una serie di procedure interne che possono essere standardizzate.
Tasky consente di modellare i flussi della propria organizzazione: partendo da modelli standard si definiscono le regole di avanzamento, le priorità e le scadenze.
Una volta costruiti i vari modelli di flusso, ogni volta che occorre si seleziona il relativo modello di origine: su ogni singola esecuzione del flusso il responsabile può inserire degli attributi ogni volta differenti, come il cliente di riferimento, i ruoli di riferimento (commerciale, tecnico), documenti allegati.
La struttura ad Aree e Sezioni consente di prestabilire se più passi del flusso possono essere assegnati contemporaneamente o in successione. Ogni task ha una condizione di uscita che comporterà ulteriori azioni (proseguire normalmente il processo aziendale, ignorare specifiche parti del processo, saltare ad uno specifico passo del processo….).
Il sistema guiderà gli utenti assegnando i singoli task (paralleli o consecutivi) e informerà i responsabili sullo stato di avanzamento del flusso.
Quando il giorno della scadenza di un task si avvicina, Tasky rende evidente che il lavoro deve essere svolto informando tramite il sistema di notifiche sia il creatore sia l’assegnatario del task.
Stampa e archivia in formato digitale le statistiche.
Mantieni il dettaglio delle singole lavorazioni, disponibili anche a distanza di tempo ed esportabili in PDF.
Integrazione con documenti (distinte, schede tecniche, istruzioni), collegamento a cartelle condivise nel NAS o a risorse web interne o esterne (CRM aziendale, Wiki aziendale, pagina internet pubblica).
Il sistema può essere integrato con il centralino telefonico aziendale, permettendo di telefonare al collega tramite il proprio telefono fisso cliccando sulla relativa icona.